3CX Video Videoconferentie

Introductie #

De videoconferentie oplossing van 3CX maakt face to face communicatie en samenwerking mogelijk met collega’s en klanten. Met 3CX kunnen je genodigden naadloos vergaderingen bijwonen via hun browser zonder inloggen, aanmelden of installaties. Het enige wat ze nodig hebben is je vergaderlink. Ze kunnen meedoen via Chrome of Firefox, of een van de gratis video-apps voor Android  of iOS.

Start een ad-hoc videoconferentie #

Ga naar “Meet” in het linkermenu van je Web Client of Web App. Standaard is de Quick meeting klaar voor je om een vergadering te starten. Test je internetverbinding voor je vergadering, zie hoe.

1. Zodra je klaar bent, klik je op “Start Now”.
2. Een pop-upvenster verschijnt met “Invite Participants” om deelnemers uit te nodigen via e-mail. Je kunt ook de vergaderlink kopiëren, delen via WhatsApp, of de QR-code scannen om vanaf je mobiel mee te doen.
3. Om tijdens de conferentie meer deelnemers toe te voegen, klik je simpelweg op het “Add Participants” icoon linksonder in beeld.
4. Participanten kunnen deelnemen aan de conferentie door de vergaderlink te openen.

Instellingen #

Klik rechtsonder op het tandwielicoon en een nieuw paneel verschijnt met diverse instellingen.

• Apparaten: bewerk je apparaten; camera, microfoon en luidsprekers die worden gebruikt voor je vergaderingen.
• Vergaderkwaliteit: pas de kwaliteit van je vergadering aan.
• De schuifbalken laten je de achtergrond vervagen, HD toevoegen, echo-onderdrukking inschakelen, enz.
• Meldingen: kies welke acties je wilt dat 3CX Meet je over informeert.

Is je internetverbinding goed genoeg? #

Videoconferenties vereisen een betrouwbare en stabiele verbinding. Zorg ervoor dat je audio- en video-instellingen geoptimaliseerd zijn door op de “Self Test” knop in je 3CX Meet venster te klikken.

Deze geautomatiseerde test duurt ongeveer 2 minuten en neemt je mee door 3 fasen. Na afronding ontvang je een van de drie resultaten: “Acceptabel”, “Goed” of “Slecht”.

Als je een “Acceptabel” of “Goed” resultaat ontvangt, zijn je audio- en video-instellingen geoptimaliseerd voor een goede gebruikerservaring tijdens vergaderingen. Als je een “Slecht” resultaat ontvangt, moet je je instellingen aanpassen of problemen met je apparatuur en/of internet oplossen.

Een audio- of videoconferentie inplannen #

1. Ga naar “Meet” en druk op het “+” teken.
2. Je kunt kiezen tussen audioconferentie, videoconferentie of webinar.
3. Als je een videoconferentie of een webinar plant, druk dan op het tandwielicoon. Een pop-up met aanvullende vergaderopties wordt geopend.
4. Vul de conferentiedetails in.
5. Vanuit de vervolgkeuzelijst “Select email / calendar to add to”, kun je kiezen tussen Google, Microsoft 365, Outlook Online of Desktop Outlook (.ics).
6. Klik “Create Meeting”.
7. Je agenda wordt automatisch geopend in een nieuw tabblad met een ‘Nieuwe gebeurtenis’ met alle details als ingevuld. Als je desktop Outlook gebruikt, wordt een .ics-bestand gedownload. Open het bestand en de vooraf ingevulde kalender afspraak wordt geopend op je desktop.
8. Nodig je deelnemers uit, maak eventuele aanvullende wijzigingen en klik op “Save” of “Send”.
9. Om deel te nemen aan een vergadering kun je op de link in je agenda klikken.
10. Om een geplande conferentie te verwijderen, ga naar “Meet” klik de Scheduled Conferences  knop en dan .

Opmerking: kiezen voor “Email (Legacy, NO RSVP)” stuurt een uitgeklede e-mailuitnodiging waarin de RSVP-functie niet werkt. We raden je ten zeerste aan een van de andere opties te kiezen – Google, Microsoft 365, Outlook Online of Desktop.

Jouw persoonlijke 3CX Meet URL #

De 3CX Meet-link is een unieke URL die je kunt delen met klanten, partners of collega’s, en waarmee ze gratis contact met je kunnen opnemen. Het werkt net zo eenvoudig als je telefoonnummer. Je deelbare Meet URL is te vinden in je “Welcome to 3CX | Your Account Details” e-mail of onder “Settings” > “3CX Talk” in je Web Client.

Een enkele klik op je 3CX Meet of Talk link en je bent verbonden. Je ontvangt dan een verzoek om de oproep of vergadering bij te wonen.

Opmerking: De beheerder moet de optie “Notify me” instellen voor jouw extensie of wachtrij zodat vergaderverzoeken binnen komen.

Een videoconferentie beheren #

Het 3CX Video Conference platform biedt een aantal functies om virtuele vergaderingen te verbeteren. Deze functies variëren van zeer eenvoudig – zoals “Deelnemers toevoegen”, “Mute/Unmute Audio”, “Camera Aan/Uit”, “Chat”, en “Raise your hand” – tot enkele meer geavanceerde functies zoals “Scherm Delen”, “Content Delen” en “Opname Starten”.

Gebruikers kunnen kiezen tussen de “Tile View” en “Full Screen” voor hun scherm “Layout”. Verder kunnen ze ook apparaten beheren, vergaderkwaliteit instellen en statistieken beheren met de “Options” functie.

Voor meer informatie over geavanceerde functies zoals samenwerkingstools, afstandsbediening, vergadermoderatie en instellingen, bekijk onze gids voor Videoconferenties voor geavanceerde gebruikers.

Deelnemers modereren en beheren #

Een organizer kan acties uitvoeren en aanvullende rechten verlenen aan deelnemers, afhankelijk van hun rol, door op de naam van een deelnemer te klikken en te kiezen:

• Spotlight – Vergroot het venster van de deelnemer zodat ze kunnen presenteren of spreken.
• Turn Camera On/Off – Vraagt toestemming om de camera van de deelnemer in te schakelen.
• Mute Audio – Schakelt de microfoons van de deelnemers in en uit.
• Co-host – Heeft volledige controle over de webmeeting en kan alle beschikbare functies gebruiken, evenals de functie Remote Control gebruiken, camera’s, microfoon en chat toegang beheren. Co-hosts kunnen ook een gebruiker accepteren, afwijzen of uit een vergadering zetten.
• Presenter – Kan hun scherm delen, reageren op verzoeken voor afstandsbediening, polling en bestanden en PDF-documenten delen.
• Participant- Kan reageren op verzoeken voor afstandsbediening en peilingen, chatten en gedeelde bestanden openen.
• Kick – Verwijder onmiddellijk een gebruiker uit een vergadering. ‘Uitgezette’ gebruikers kunnen opnieuw deelnemen aan een vergadering.

Opmerking: De rol van de maker van de vergadering wordt aangeduid met de titel “Host” en kan niet worden gemodereerd door andere organisatoren.